Introduzione
Come si fa a gestire bene il proprio tempo, ad ottimizzarlo?
Una delle piccole best practices che riguardano la gestione del tempo sta nella delega. Imparare a delegare significa fare un salto di qualità nella propria vita professionale che si riflette anche in quella personale.
Ma come si fa a delegare? Non è una prassi facile. Delegare chiede il grande sforzo di affidare il proprio prodotto, come un figlio, a qualcun altro. Significa lavorare sulla fiducia, sulla capacità di trasmettere quello che si vuole ottenere. Insomma, un lavoro complesso ma che, una volta avviato, non può che offrire qualità alla tua professione.
Posso affermare che la delega è stata una delle lezioni importanti che ho imparato nella mia vita lavorativa.
Voglio parlarti della delega, di come si fa secondo la mia esperienza.
Parti in piccolo
Come delegare? Comincia con il fare il primo passo.
Per approcciare ad un’attività che per te è nuova, che non ti fa sentire del tutto a tuo agio, come può essere la delega, parti in piccolo. Fai un primo passo, uno step esplorativo che ti consenta almeno di provare e di darti un’opportunità in questo senso.
Il mio freno, prima di imparare a delegare, era la paura. Paura di circondarmi di tante persone a cui spiegare determinate mansioni, lasciare che fossero loro a gestire alcuni processi del mio lavoro.
Il mio freno, all’inizio, era immaginare un grande caos attorno a me, conseguenza pura della delega.
La soluzione per me è stata proprio quella di partire in piccolo, cioè iniziare a delegare ad una sola persona una sola attività.
Iniziare piano, prendere confidenza con l’argomento, mettermi alla prova e trovare la giusta dimestichezza con la delega, iniziare a gestire bene le istruzioni da fornire ad altri.
Delega i tuoi punti deboli
Un secondo aspetto importante su cui riflettere, e che mi ha aiutato molto, è stato delegare tutti quei task e quelle mansioni sulle quali avevo più difficoltà, sulle quali semplicemente ero meno forte. Si trattava di quelle attività che mi rallentavano, che non amavo o non sapevo fare.
Ostinarsi a lavorare su cose che non conosciamo a fondo significa ripartire da zero, rimettersi a studiare, dedicare molto più tempo di quello necessario per svolgere quell’attività.
Mi immagino qualunque professionista che abbia delle lacune sulla parte grafica. Oppure penso a qualcun altro che non ama o non sa scrivere dei testi efficaci. Ecco, quelle attività in cui non eccelliamo ma che per lavoro siamo tenuti a fare sono le prime che dobbiamo delegare.
C’è da dire che questa prassi, il delegare cose in cui non si è forti, è un buon esercizio per allontanarsi da quella mania di controllo. Sarebbe molto più difficile delegare le cose che ami fare o che sai fare bene, mentre da quelle che non ti piacciono e che non ti riescono riesci a mantenere un distacco diverso.
Verifica
Per sentirsi a proprio agio con la delega è importante capire che delegare, appunto, no significa riporre negli altri la piena fiducia e affidarsi ad occhi chiusi a loro.
Per far si che la delega sia fruttuosa e funzioni anche in termini di risultati attesi, è necessario attivare una fase di verifica.
Attenzione, però, a non confondere la verifica con il controllo. Significherebbe vanificare il senso stesso della delega.
Verificare significa apportare dei correttivi se necessari, lasciarsi stupire quando alcune cose vengono fatte da altri per te molto bene, anche se in maniera diversa da come avresti fatto tu.
Verificare significa conoscere il processo di avanzamento delle cose che hai delegato.
Questo ti aiuta anche ad avere il tempo di intervenire se le attività che hai delegato non vanno nella direzione giusta, oltre a fornirti un bellissimo e continuo scambio di feedback.
Testa diverse persone (se serve)
Uno dei grandi limiti che potrebbe spingerti a credere che la delega non fa per te e che non ci riproverai, è l’aver avuto una prima brutta esperienza con qualcuno o qualcuna con cui non c’era la giusta affinità lavorativa.
Se una persona non va bene per una determinata mansione, non significa che non puoi riprovarci e trovare la persona che fa al caso tuo.
Quindi, se ci sono dei collaboratori che tecnicamente o umanamente non rispondono alle tue esigenze, non avere paura di parlare chiaramente e di dare nuove opportunità a nuove persone.
Impara a lasciare andare
Arriva sempre nelle mie esperienze un aspetto meno tecnico, fortemente legato al mindset.
Mindset, si. Perché la mentalità giusta non si applica solo ai tecnicismi, alla strategia e così via, ma anche ad aspetti più personali, come appunto la capacità di lasciare andare.
Lasciare andare, ripeto, non significa disinteresse nei confronti del lavoro che hai delegato. Piuttosto, significa trovare quel giusto distacco per sentirsi sicuro che il lavoro sarà ottimale anche senza un controllo e una supervisione ossessiva da parte tua.
Lasciare andare e verificare, quindi, sono il perfetto mix per delegare nel migliore dei modi.
Riconosci di non sapere fare tutto
Quante volte mi sono ostinato a voler approfondire determinati argomenti fuori dalla mia sfera di competenza. Tante volte mi sono impantanato nello studio di tematiche, strumenti, applicazioni o altro.
A volte, per imparare a delegare, basta solo riconoscere che non è possibile fare ogni cosa alla perfezione. Questo discorso vale per me che sono multidisciplinare e che mi reputo molto fluido nell’apprendimento orizzontale, e vale per chi semplicemente ha voglia di dedicarsi allo studio di obiettivi diversi, selettivi e mirati.
Abbandona l’idea di perfezione
Nel tempo ho imparato a definire questa distorsione mentale, un vero e proprio bias che ci eleva in una dimensione impropria.
Quella vocina, più o meno esplicita, l’hai sentita anche tu? Quella voce che ti convince a credere che se ti occupi personalmente delle cose verranno bene e che gli altri non le faranno mai bene come le fai tu. Ecco, questa è un’altra convinzione da smontare se vuoi davvero provare a delegare in un modo sano.
Conclusioni
Sebbene ogni singolo aspetto analizzato possa sembrare apparentemente facile, la delega per qualcosa che richiede tempo, pazienza e fiducia.
Il mio consiglio è quello di lanciarti in questa cosa, per risparmiare tempo ma anche per concentrarti su tutte quelle attività che, nel tuo lavoro, richiedono massima concentrazione e dedizione.
