Introduzione
Come fai a gestire ed ottimizzare il tuo tempo?
Questa è la domanda che mi viene posta di continuo. E capisco molto bene il perché. La gestione del tempo e della propria routine lavorativa, soprattutto per chi lavora come freelance, ma non solo, è spesso un tarlo.
Alzi la mano chi non ha fatto le ore piccole per concludere un lavoro, o chi non ha mai lavorato durante il weekend, allo stremo delle forze. Alzi la mano chi non si è sentito sull’orlo di una crisi di nervi, sentendo il peso della rinuncia nei confronti di uno spazio di tempo personale, da dedicare a se stessi e alle cose o alle persone che amiamo.
Sono sicuro che tu sei uno dei tanti o delle tante che si sentono sopraffatti dalle gestione di tante cose da fare.
Una magra consolazione quella di sentirsi parte di un gruppo così numeroso, eppure a mio avviso la gestione del tempo è una questione molto seria, che va affrontata non solo per rendere le giornate migliori e meno intense e stressanti, ma anche per godere della propria libertà.
Ci tengo a parlare della mia esperienza, che possa essere uno spunto anche per te.
La gestione del tempo richiede tempo
Dal confronto con la mia community, così come da quello con clienti, collaboratori o amici, il problema di ottimizzare al meglio le proprie giornate sembra avere dei netti punti in comune un pò per tutti.
Soprattutto all’inizio, forse mossi da uno slancio di entusiasmo oltre misura, ci catapultiamo verso una miriade di attività messe insieme in agenda.
Per alcuni questo atteggiamento è il frutto della paura. Si, perché sento spesso dire che l’inseguimento delle scadenze in tempi record, a costo di finire di lavorare a mezzanotte, è dato dal fatto di aver timore di deludere il cliente, di perderlo se non gli si prospetta una deadline veloce.
Per altri, i procrastinatori, gruppo in cui mi inserisco, la gestione del tempo diventa spesso frammentaria. In teoria stai dedicando ore al lavoro, ma in pratica vieni inglobato in una serie di cose apparentemente magnetiche, che ti impediscono di essere concreto fino all’ultimo momento disponibile. Ed ecco di nuovo le ore piccole.
A prescindere da quale sia il motivo per cui stai sentendo di gestire male il tuo tempo, c’è una certezza assoluta: l’ottimizzazione della giornata e delle attività richiede tempo e, ancora una volta, sperimentazione.
Non esiste il metodo unico, esiste il metodo giusto per te.
Non si gestisce il tempo, ma se stessi
L’unico aspetto unico per tutti, indistintamente dal lavoro svolto e dalle abitudini, è che il tempo è limitato.
In virtù di questo è importante cambiare prospettiva e capire che l’intervento da fare per gestire al meglio il proprio tempo non è intervenire su di esso, non incastrando una dietro l’altra le attività in alcuni slot del calendario, ma piuttosto lavorare su se stessi.
Nel momento in cui ti fermi e ti accorgi di quanto sia importante la libertà, vivere il lavoro come un mezzo in funzione ad essa, e non la sua causa, allora si che scatta la molla.
Io le ho provate tutte. Mi sono lanciato in veri e propri esercizi per la gestione del tempo, dalla famosa tecnica del pomodoro, al supporto di strumenti digitali. E solo provando quale fosse per me l’incastro perfetto, sono arrivato ad organizzare una giornata che si rivelasse proficua e piena di cose che voglio fare, oltre a quelle che devo.
Definire le priorità ed imparare a delegare
Prova dopo prova, tentativo dopo tentativo, mi sono accorto che nella maggior parte del caso il mio tempo non era stabilito da me, ma dagli altri.
A scandire il ticchettio delle mie giornate e delle mie azioni troppo a lungo sono state le notifiche, le mail, le telefonate, agende piene di cose da fare, avvilenti.
Quando questo si traduce in un drastico momento di burnout, sei costretto a fermarti e a ridimensionare il tutto.
Quello che ho fatto è stato chiedermi come arginare l’invasione degli altri.
La risposta è stata più semplice del previsto, sebbene molto categorica.
Ho iniziato a creare una scala di priorità. Per me era importante inserire durante una giornata dei momenti per me. Ma che dico importante? Fondamentale. E mi sono sentito anche fuori di testa a pensare di non essere io stesso e ciò che amo la mio priorità assoluta.
È venuto da sé il creare delle sane abitudini.
Ad esempio, sono solito leggere le mail durante la fine della giornata, perché è così che riesco a non farmi inglobare dal loro contenuto, dedicando tempo che potrei togliere alla mia routine.
Tento di limitare le call e le riunioni, facendo in modo che si realizzino solo quando strettamente necessarie. La maggior parte delle volte, e questo è dato di fatto, le questioni si risolvono in un breve scambio di mail. È così.
Altra cosa che per me provvidenziale è stata la delega. Io sono un perfezionista, ma mi sono reso conto che seguire ogni singolo aspetto nel dettaglio non mi permetteva di avere abbastanza tempo per investire sulla mia crescita, per approfondire nuove attività
Ancora oggi mi chiedo perchè non ho iniziato prima a delegare.
Crea un ambiente favorevole
Ti lancio anche un altro spunto, perchè per me ha fatto la differenza. Anche l’ambiente lavorativo ha un grande impatto sulla gestione del tempo.
Nel tempo ho capito che, più l’ambiente in cui lavoro è confortevole, più il lavoro scorre veloce.
Ad esempio, quando mi capita di girare dei video per il mio canale youtube, faccio in modo che l’unica preoccupazione sia quella di premere un pulsante di accensione. Non devo montare nulla, non devo impostare niente. È già tutto pronto così come deve essere. Per un pigro come me questo si traduce in operatività.
Ti alzi, accendi la camera e vai.
Ma questo vale anche per i contenuti, per le lezioni della mia Academy. Raccolgo più idee possibili, studio gli argomenti man mano che mi si presentano e così, quando ho necessità di scrivere un post per il blog, vado a riguardare le idee che mi ero segnato nel tempo precedente. Devo solo partire e scrivere.
Nella gestione del tempo, trova il tempo per studiare
Poi c’è l’ultima riflessione che ci tengo a portare all’attenzione: trova il tempo per studiare. Crescere professionalmente, personalmente e aumentare le proprie conoscenze non è un’attività collaterale, ma bensì principale. Nella gestione della tua routine trova assolutamente il tempo per questo, per aggiornarti e prenderti cura della tua professione.
Questo fa parte della crescita e non possiamo trascurare questo aspetto. Che si tratti di una routine da dedicare alla lettura, oppure ad un corso non conta. Quello che conta è che faccia parte della tua lista di cose da fare e non da arginare nel weekend o durante la notte. Organizzare il tempo per studiare deve trasformarsi in priorità, tanto quanto organizzare quello per il lavoro.
Conclusioni
Oggi il tempo della mia giornata lo scandisco io.
Eppure, come ti ho detto, questo ha richiesto tempo e non è stato un cambiamento veloce. Ancora oggi può capitare di avere delle urgenze, dei periodi più intensi in cui il ritmo si fa più serrato. Ma che siano eccezioni.
L’ottimizzazione e la gestione del tempo sono qualcosa di molto personale, che dipendono tanto da ognuno di noi, ma se anche tu hai pensato o mi hai posto la fatidica domanda da cui nasce questa riflessione, allora evidentemente c’è qualche meccanismo che si è incastrato.
Il mio consiglio, quindi, non è di utilizzare la mia routine, ma di mettere te al centro di tutto e di utilizzare il tempo che resta per fare il miglior lavoro possibile.
