assistente virtuale

Perché dovresti usare un’assistente virtuale per il tuo business

Sai cos’è un’assistente virtuale?

Negli ultimi mesi ho scoperto una cosa che mi ha lasciato basito: molti startupper e imprenditori con cui ho parlato non hanno idea di cosa sia o, nel migliore dei casi, ne hanno sentito parlare ma non ne hanno mai usata una.

Se mi leggi da parecchio tempo sai come io sia legato alle tematiche dell’ottimizzazione del tempo e della gestione dei task. Credo che per un imprenditore (ma non solo) sia fondamentale gestire al meglio il proprio tempo e, soprattutto, saper dare la giusta priorità alle attività.

Quando leggo interviste o biografie di uomini di successo, individuo spesso la capacità di gestire bene il proprio tempo come un elemento abbastanza comune tra di essi.

Inevitabilmente questo si lega con la capacità di saper dire di no e, ancora di più, con la capacità di riuscire a delegare alcune attività, soprattutto quelle molto time consuming.

Ecco allora che il ruolo dell’assistente virtuale diventa fondamentale per gli imprenditori e i liberi professionisti.

Ho deciso di approfondire l’argomento intervistando una delle assistenti virtuali più famose (e in gamba) d’Italia, Krisztina Fekecs, che può vantare un’esperienza decennale nel settore con il suo brand Kryva.

Raffaele Gaito: Ciao Krisztina, innanzitutto presentati a chi non ti conosce. Chi sei, che background hai e di cosa ti occupi?

Krisztina Fekecs: Vengo da una zona turistica del Lago Balaton in Ungheria; infatti mi sono laureata in Economia del turismo e ho lavorato per 8 anni come Assistant Front Office Manager in un residence molto conosciuto in Ungheria.

Poi a 30 anni, 12 anni fa, sono arrivata in Italia e per puro caso ho avuto la possibilità di entrare in Ferrari. Inizialmente ho lavorato in reception, poi ho coordinato le 4 reception, ed infine sono passata alla Direzione Industriale come Assistente Personale e ho avuto la possibilità di seguire 3 Direttori del top management diventando l’unico riferimento di segreteria per 4 direzioni.

Periodo molto intenso, ma altrettanto soddisfacente.

Dopo la maternità ho sentito sia l’esigenza di avere un’attività con orari più flessibili sia quella di creare qualcosa di mio per poter sfruttare tutte le esperienze raccolte nei 18 anni precedenti.

RG: E ora andiamo al sodo: dicci qualcosa in più sul mondo delle assistenti virtuali. Di cosa si tratta?

KF: La parola “virtuale” spesso confonde le persone, in realtà non è più virtuale di qualsiasi altro lavoro o attività che siano legati al mondo del web.

Si tratta piuttosto di un supporto o assistenza da remoto semplicemente per il fatto che le assistenti ora usufruiscono del canale web, come accade in tutte le professioni nuove. Ma sarebbe troppo semplice ridurre la particolarità di questo servizio alla sola modalità di lavoro.

In realtà è molto più complesso.

Le segretarie tradizionali spesso soffrono del fatto che, a causa dei troppi impegni dei propri capi, fanno fatica a comunicare con loro, non sono sempre sature, quindi sprecano del tempo prezioso mentre sono costrette a seguire delle attività di basso profilo.

La grande differenza è che l’assistente virtuale lavora su diversi progetti, nel caso fortunato anche molto interessanti, pianifica le sue giornate sulla base dei progetti e le attività da seguire ed è molto più motivata e focalizzata perché le perdite di tempo (come le attese inutili o le attività “da cameriera”) non esistono. Collabora con i suoi clienti non per riempire le giornate di 8 ore, ma per portare avanti le attività con successo.

Lavora per obiettivi e per il successo dei proprio clienti, che diventano partner. Lavorare per un obiettivo che senti tuo è molto più soddisfacente, ma se guardi dal punto di vista del datore di lavoro, è qualcosa che non ha prezzo.

Proprio per questo motivo, sul mio sito web ho inserito un test automatico che permette di capire quanto tempo tempo si può guadagnare affidandosi a un’assistente virtuale.

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RG: Negli Stati Uniti le Assistenti Virtuali sono ben note e molto utilizzate, soprattutto dai grandi marketer che ne parlano praticamente in ogni libro. Come mai, secondo te, in Italia siamo ancora poco propensi ad affidarci a una professionalità di questo tipo?

KF: Sarà perché l’Europa in generale è più tradizionalista, ma dobbiamo anche accettare il fatto che una buona parte delle aziende in Italia sono nate come imprese familiari e, quindi, abituate a gestire un po’ tutto all’interno della famiglia.

Spesso si tratta di un problema di fiducia. Sappiamo bene, in passato, quante generazioni dei leader “padre padrone” ci sono state. Alcune di queste persone gestiscono grosse aziende, ma fanno ancora fatica a fidarsi e a delegare.

Le nuove generazioni, o le persone che lavorano nel settore del web, chiaramente sono molto più aperte alle collaborazioni virtuali. In questi invece il problema è spesso il budget, o meglio la definizione del budget.

L’unico modo per non essere sepolti dal lavoro è la focalizzazione. Ma devi essere focalizzato sulle tue attività strategiche, quelle che ti portano il maggior guadagno, e quindi il resto, come le attività operative, deve saperle delegare.

Non puoi e non devi fare un cambiamento brusco. Deve essere graduale, partendo delle micro attività, per poi allargare il campo. Questo vale anche nella definizione del budget.

Strutturare una collaborazione virtuale è impegnativo quanto un rapporto reale, ma non di più. Si tratta di creare delle procedure snelle per entrambe le parti, quelle che ti aiutano a velocizzare le attività e aumentare la fiducia.

Io ho notato una cosa importantissima: nelle mie collaborazioni virtuali non esiste il ritardo non segnalato, tutti portano rispetto verso gli impegni dell’altro. Nelle collaborazioni virtuali non puoi non essere onesto e corretto. Con la velocità del web sono cambiate le dinamiche.

RG: Parlando invece di aspetti economici, uno dei punti che sottolinei molto sul tuo sito web e il fatto che usare un’Assistente Virtuale permetta di risparmiare parecchio. Questo risparmio è quantificabile?

KF: Quando si parla di risparmio in termini economici si devono tenere in considerazioni diversi fattori. Innanzitutto un’assistente virtuale viene pagata per il lavoro/le ore effettive e solo per il tempo che ti serve.

Questo permette di avere un suo supporto, in maniera flessibile, sia che si tratti di un periodo pieno sia che si tratti di un periodo con basso carico di lavoro.

Inoltre, tra i tanti vantaggi che in pochi considerano, ci sono quelli di non avere contratti di assunzione, costi dei permessi, le ferie, i TFR e così via.

Se proprio vogliamo esagerare, aggiungo che non ci sono costi di ufficio, scrivania, computer, ecc. Insomma… i vantaggi sono notevoli anche dal punto di vista economico.

RG: Sai che spesso parlo di startup perché sono molto vicino a questo mondo. Quindi ti chiedo, le assistenti virtuali sono una soluzione valida anche per le startup? Se si, quali sono i vantaggi per loro?

KF: Certo, le startup nella maggior parte delle situazioni, hanno poco budget e tantissime attività operative da svolgere. Soprattutto all’inizio. Possono crescere solo capendo l’importanza della delega e delle automazioni. Devono imparare dagli errori dei leader di una volta e cercare di non diventare “padri padroni”, ma direttore d’orchestra.

Vuoi dirigere o dedicare la tua vita al duro lavoro?

RG: Mi sono reso conto nel tempo che in molti hanno il terrore di affidare dei task a una persona che lavora da remoto e sulla quale non hanno nessun tipo di “controllo”. Come gestisci di solito questo aspetto?

KF: Partiamo da una certezza: tu non conosci me come io non conosco te. Per strutturare una collaborazione basata sulla fiducia ci vuole tempo, tanto quanto per una collaborazione con un tuo dipendente.

E comunque, sia chiaro, la prima impressione esiste anche in modalità virtuale!

Io personalmente non offro un’ora di prova perché ho capito che non serve a nulla. Preferisco, piuttosto, dare grande flessibilità con un periodo di prova breve, dopo il quale possono decidere di fermarsi, continuare o cambiare il numero di ore.

Una nota finale: le assistenti virtuali sono imprenditori come te, tutta la loro attività si basa sulla fiducia, sull’etica e sulla lealtà.

RG: Tu hai una grossa esperienza nel settore e hai tanti clienti, di ogni tipo. Qual è la differenza principale che trovi tra startup e aziende “classiche” nel rapporto con le Assistenti Virtuali?

KF: Se dovessi sceglierne una sola direi: la mentalità nei confronti del lavoro da remoto.

Per gli startupper è più che naturale la collaborazione con un team virtuale, quindi il problema della fiducia è molto meno rilevante. Spesso, però, hanno seri problemi strutturali e di organizzazione.

Per le startup, quindi, la figura dell’assistente virtuale può essere fondamentale in quanto hanno estremamente bisogno di organizzazione, snellezza delle procedure e coordinamento.

Per un’azienda tradizionale l’assistente virtuale, molto spesso, è una sorta di salvagente economico.

RG: Immagino che lavorare con così tante aziende ti permetta anche di imparare tantissimo e assorbire il meglio da ogni imprenditore. Per concludere, quali sono le tre cose più importanti del fare impresa che hai imparato in questi anni?

KF: Beh, se ne dovessi scegliere solo tre, direi senza dubbio:

  1. Individuare e differenziare le attività strategiche e operative
  2. La pianificazione e la creazione di procedure
  3. La costanza

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