Se mi segui da parecchio tempo sai quanto sono in fissa con gli strumenti per la gestione del tempo e la gestione dei team e dei task. Mi ricordo ancora una lunghissima discussione su Facebook dove ci confrontammo con alcuni amici imprenditori e freelance sui tool più famosi: Asana, Basecamp e Trello.
Nel corso degli anni ho provato tantissimi strumenti diversi (e ancora li provo) per la gestione delle attività, sia come singolo che in team e, devo ammettere, che non ho ancora trovato il “tool perfetto”. Ogni volta manca sempre qualcosa.
Durante questa mia lunga ricerca mi sono imbattuto, qualche settimana fa, in una Startup Italiana (nata a Trento, nel 2013) che ha realizzato un prodotto, a mio avviso, incredibile per semplicità di utilizzo e, soprattutto, per integrazione con qualcosa che utilizziamo tutti i giorni e che dal quale, purtroppo, non riusciamo ancora a staccarci: la posta elettronica!
Il payoff di Tweppy è, infatti: la posta elettronica diventa smart.
Ammetto che questa frase non rende per nulla giustizia alle potenzialità dello strumento, che ho appreso in pieno solo quando ho visto all’opera.
L’idea alla base di Tweppy è molto semplice: tutta una serie di operazioni nascono a valle della ricezione di una mail (un nuovo lead, un task, un deal da chiudere, ecc.) e quindi perché non integrare tutte queste funzionalità e informazioni all’interno di uno strumento di posta elettronica?
Le funzionalità principali di Tweppy
Ogni azienda/team crea all’interno di Tweppy un ambiente dedicato e collega il proprio servizio di posta elettronica come farebbe in un qualsiasi client email. Non c’è bisogno di creare delle nuove email e se qualcuno ha più di un indirizzo email assegnato, può gestirli tutti nello stesso posto.
Fin qui tutto già visto. La vera forza di questo tool è, come dicevo nell’introduzione, l’aggiunta di una serie di strumenti extra “intorno” a ogni singolo messaggio di posta elettronica.
Ti faccio qualche esempio.
Ogni email ha i permessi e può essere condivisa
Se arriva un’email a me e il contenuto è interessante anche per il mio CEO, aggiungo i permessi di lettura all’email per l’account del mio CEO. In questo modo non ho bisogno di fare forward o metterlo in ccn. Il CEO, nella sua lista di email in Tweppy vedrà un’email condivisa da me con lui. Questa funzionalità è disponibile sia sulle email in entrata che in uscita.
A partire da ogni email posso generare una discussione
Come avviene in un qualsiasi sistema di task management, dove per ogni task ci sono i commenti o le discussioni, in Tweppy questa attività può essere fatta su ogni email. In ogni discussione si possono allegare file, taggare persone e impostare la visibilità. Infatti, una discussione può essere:
- Pubblica – Tutto il team può intervenire
- Privata – Solo con un gruppo di partecipanti invitati
- Appunti – Solo per me
E se una discussione non è legata ad una email?
Il sistema interno offre delle “note” che hanno le stesse identiche funzionalità delle discussioni, ma non sono generate a partire da un messaggio di posta elettronica.
Si possono generare task dalle note e dalle email
Qui i meccanismi sono proprio quelli di un sistema di task management. Collegati ad una email si possono, infatti, generare dei task (chiamati “incarichi” in Tweppy) e assegnarli a componenti del team. Ogni incarico può avere delle note, allegati, più componenti assegnati, una data di scadenza, ecc. Insomma, l’ABC dei task management tool.
Panoramica sul team e sui task
Visto che le mail possono essere segnate come “lette” e i task come “completati”, il sistema offre una serie di dashboard per tenere sotto controllo l’andamento dei team, le performance, le attività incomplete, le statistiche, ecc.
I contatti e il CRM
E dove sono le funzionalità di CRM? Ci stavo arrivando!
Ogni volta che si riceve una email, il sistema aggiunge il mittente a un elenco di contatti condiviso con il team. Come in ogni CRM che si rispetti si possono aggiungere una serie di informazioni extra e, soprattutto, il sistema tiene traccia di tutte le attività legate a quel contatto: viene citato in una nota? ci sono delle pratiche in corso legate a lui? sono stati generati degli incarichi che lo riguardano? E così via.
Raggruppiamo tutto con le pratiche
Come in molti sistemi di Task Management esistono i progetti, per raggruppare una serie di attività legate tra di loro, anche in Tweppy è possibile raggruppare note, mail, discussioni e altro all’interno di “contenitori” chiamati pratiche.
Ancora una volta, anche per le pratiche ci sono i tag, gli status, le notifiche e tanto altro.
Tante piccole funzionalità extra
Oltre alle macro funzionalità che ho elencato nel paragrafo precedente, il sistema offre una lunga serie di “chicche” di contorno che sono molto utili nell’operatività:
- Quando condivido un’email posso vedere se l’altra persona l’ha letta o meno. Se ha generato dei task, delle discussioni, ecc.
- Per ogni email inviata il sistema offre, automaticamente, la conferma lettura, il tracciamento delle aperture e dei click, ecc.
- In Tweppy è presente un calendario condiviso con il team che include tutte le funzionalità viste in precedenza: tag, note, permessi, ecc.
- Le aziende più grandi possono creare dei team interni (marketing, sales, supporto, ecc.) e sfruttare le stesse funzionalità a “livello team” oltre che a “livello azienda”.
- Se si utilizza l’app mobile (disponibile sia con iOS che Android) è possibile sincronizzare il calendario e la rubrica con quelli del proprio smartphone.
Insomma, come avrai capito, se dovessi elencare tutte le funzionalità di Tweppy non basterebbe un post.
In conclusione, quello che mi sembra di percepire è che il sistema vuole mettere sullo stesso piano sia le attività “esterne” (verso il cliente) che le attività “interne” (verso il dipendente) e si tratta di aspetti che, molto spesso, sono relegati a due strumenti diversi!
